Met het project “Basis op orde” komen we binnen de werkorganisatie Duivenvoorde (WODV) een stap dichter bij integraal werken. Robbert Phaff (partner BeheerMeester) en Douwe Schoonderwaldt (Cleverland) voeren vanuit dit project een aantal verbeterprocessen binnen het primaire beheerproces door. De verbeteringen dragen bij aan het verkrijgen van inzicht in de kwalitatieve en kwantitatieve beheergegevens van de fysieke leefomgeving van de gemeenten Voorschoten en Wassenaar.
In de eerste fase van het project “Basis op Orde” hebben we voor alle vakdisciplines (ketens) werksessies gefaciliteerd met als doel om het werkproces in beeld te krijgen. De bevindingen en aanbevelingen zijn, medio september 2019, in een tussenrapportage aan het management van de afdeling Beheer gepresenteerd.
Een aanbeveling uit de tussenrapportage was onder andere de beheerdata op orde krijgen.
De afgelopen maanden zijn de omgeving(areaal)data verzameld, inspectieresultaten getoetst en herijkt en in verschillende beheersystemen verwerkt. Deze gegevens geven de gemeenten voortschrijdend inzicht in het groot onderhoud en het aantal mogelijke vervangingen per areaal in 3 verschillende perioden. Dit is voor 0 tot 2 jaar, 3 tot 5 jaar en voor 6 jaar en verder in beeld gebracht.
Met deze informatie wordt een verdere (integrale)programmering per gebied opgesteld. Tevens leveren we hiermee input voor de Nota Kapitaal Goederen die deze maand wordt gepresenteerd.
De data die we in de beheersystemen hebben verzameld brengen we samen in een Geografisch Informatie Systeem(ArcGis). Door middel van pictogrammen en kaarten die als aparte lagen in ArcGis staan, wordt per kaartlaag de assets en de onderhoudsmaatregelen per keten zichtbaar gemaakt. In de volgende stap worden deze verschillende kaartlagen over elkaar gelegd waarmee de integrale beheeropgave inzichtelijk wordt. Deze inzichten vertalen we vervolgens naar een Integraal Gebiedsgericht Programma. Van hieruit worden vervolgens integraal gebiedsgerichte projecten gedefinieerd.
Parallel aan het op orde maken van de beheerdata is een Inspectiekader opgesteld en is organisatorisch gekeken naar de taken per keten. Vervolgens zijn deze taken geclusterd. In het Inspectiekader wordt beschreven welke vormen van inspectie en schouw er zijn en waarvoor deze methoden gebruikt/ingezet kunnen worden. Per keten/cluster is het kader beschreven wanneer, hoe en waarmee een inspectie wordt uitgevoerd.
Eind februari hebben Douwe en Robbert het project Basis op Orde opgeleverd aan Rick Goddijn, teamleider Beheer (WODV), waarbij de oplevernotitie door Rick formeel voor akkoord werd ondertekend.
Rick Goddijn |teamleider WODV; “Weer een puzzel gelegd en nog meer te gaan.”
Met de presentatie en ondertekening van de Oplevernotitie Basis op Orde is een intensief en goed verlopen project afgesloten. De basis is op orde en hiermee kunnen de gemeenten Voorschoten en Wassenaar anticiperen op integraal gebiedsgericht werken in de geest van de omgevingswet.
