Vacature: Personal assistant

InnoFra timmert voortvarend aan de weg met haar projecten waarin haar product- en dienstverleningsconcepten een belangrijke rol vertegenwoordigen. In het afgelopen jaar zijn daar best veel ontwikkelingen in geweest (zie onder andere onze website) Omdat wij hard groeien zoeken wij nu een assertieve personal assistant, die ons gaat ondersteunen.

WIE ZIJN WIJ

InnoFra is een netwerkorganisatie bestaande uit partners en bedrijven met ruime ervaring binnen het inrichten en beheer van de (fysieke) leefomgeving, organisatie en innovatieve ontwikkelingen in onder meer ruimtelijke adaptatie. De kracht van de partners van InnoFra is niet alleen het delen van kennis en kunde. Ook betrokkenheid, gedrevenheid, effectiviteit, het leveren van kwaliteit en goede communicatie zijn onderdeel van hun werkwijze. Bij InnoFra werken betrokken adviseurs en vakspecialisten die zichzelf zien als partners. Dit garandeert een prettige en productieve intensieve samenwerking waarin flexibiliteit een belangrijk ingrediënt is binnen de organisatie. Als ervaren personal assistant ben jij hét aanspreekpunt op kantoor voor de directeur, partners en externen. Jij bent een spin in het web en de vraagbaak voor iedereen. Collega’s zijn niet altijd op kantoor, maar ze weten jou ook via de mail en telefoon prima te vinden. Jij vindt het een uitdaging om al deze informatiestromen te managen, weg te werken en uit te zetten. Ook actielijsten hou je bij en je bent hiervoor trekker en aanjager. Jij stemt jouw werkzaamheden af met de directeur. Wij hebben een klein, maar gemotiveerd team.

JIJ DOET WAT WERKT

Jij weet wat het is om een praktische personal assistant te zijn. Die ervaring en kennis heb jij. Je vindt het superleuk om een kantoor te runnen. Dat doe je snel, goed, met humor en je weet op een leuke pittige manier zaken voor elkaar te krijgen. Assertiviteit, meedenken, flexibiliteit en ambitie met een oog voor detail zijn zaken die bij jou passen. Wij gaan als team voor minstens een -8-. Jij hebt de ambitie om met ons mee te groeien. Onze kernwaarden sluiten naadloos aan op wat bij jou past en wat jouw ambities zijn. Dit weet jij omdat je natuurlijk al op onze website hebt gekeken. In deze diverse baan heb je een breed scala aan taken en verantwoordelijkheden. We noemen er een paar.

• Aanspreekpunt op kantoor

  • Partners en de directeur kunnen bij jou hun vraag of actie kwijt. Jij pakt deze op of zet deze uit. Dit zijn acties van allerlei aard. Dit maakt jou werk divers en dat daagt jou uit.
  • Gebouwbeheer en andere facilitaire diensten weten jou te vinden. Jij beantwoordt hun vragen en monitort ook hun acties

• Agendabeheer

  • Voor de directeur hou jij zijn dynamische agenda bij. Snel schakelen is jou niet vreemd. Je houdt van drukte, last minute verzoeken en behoudt hierin het overzicht. Het gaat hier om afspraken met interne en externe partners, opdrachtgevers en privé afspraken. De prioritering hierin is van belang. Jij weet snel je weg hierin te vinden.
  • Voor de partners plan jij ook afspraken in. Je houdt rekening met hun werkrooster en de bijbehorende deadlines. Op een charmante manier vind je de balans hiertussen.

• Facilitaire taken

  • Jij plaatst bestellingen (kantoorartikelen, reclamemateriaal etc.)
  • Je ontvangt bestellingen en zorgt voor een opgeruimd kantoor
  • Bezoek ontvang je met plezier en voorzie je van een heerlijk drankje
  • Lunches en diners bestel je graag
  • Documenten scannen, printen, opbergen en weggooien vind je leuk en doe je goed

• Marketing taken

  • Je ondersteunt onze marketing & communicatie adviseur met ondersteunde taken zoals het organiseren van webinars/seminars, bijhouden van de website, LinkedInpagina en het schrijven van social media teksten.

• P&O taken

  • Jij hebt een rol in de werving van nieuwe collega’s. Nauw contact met de directeur en externe partijen hoort hierbij.
  • Voor nieuwe partners zorg je voor toegang, autorisaties ed. Hun komst verloopt soepel door jouw handelen.
  • Ons team wordt door jou regelmatig bevraagd voor vakantieplanningen, tijdsregistratie en voor het plannen van afspraken

• ICT taken

  • Naast de autorisaties hou je ook de ICT actielijst bij. ICT heeft sowieso weinig geheimen voor je, dus lopende acties werk je snel weg. Het is belangrijk dat je interesse in ICT hebt. We gebruiken een scala aan applicaties en programma’s. Jij bent een vraagbaak voor alle betrokkenen. Dit takenpakket is natuurlijk ook verder vorm te geven. Wij gaan graag met de ideale kandidaat in gesprek. Waar zie jij kansen?

HOE GA JE DAT DOEN?

Je werkt op ons mooie kantoor in Leiden voor 32 uur per week (verdeeld over 4 dagen).

WIE ZOEKEN WIJ?

• Je hebt een afgeronde relevante opleiding bv directiesecretaresse op hbo-niveau; • Je hebt enkele jaren ervaring als ondersteuner op hoog niveau • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk • Je bent sociaal, collegiaal, toont initiatief en bent mensgericht • Je bent communicatief sterk in woord en geschrift • Je werkt secuur, planmatig en overzichtelijk • Je hebt ervaring met (online) softwarepakketten (zoals bijvoorbeeld Miro, Monday, TimeWriter, Office, Apple, Prezi etc.) • Affiniteit met gemeentelijke instanties is tevens een grote pré • Je hebt humor, weet van wanten, bent assertief, toont initiatief en weet ons te verrassen • Je ziet de meerwaarde van op kantoor werken, contact met anderen maakt jou blij

Ben je nu al enthousiast? Dan ben je bij ons aan het goede adres om na het lezen van deze vacature tekst direct met ons contact op te nemen en mogelijk aan de slag te gaan!

WAT BIEDEN WIJ

Ons kantoorpand voelt als een tweede huis, ondanks de coronatijd, waarbij de sfeer in het team betrokken en gezellig is te noemen. We hebben als team geen 9 tot 5 mentaliteit en soms werken we ook in het weekend. Onze duidelijke visie en missie heeft de afgelopen jaren tot vele mooie en complexe opdrachten geleid. Daarbij is de bijbehorende bedrijfsvoering constant in beweging. Wij bieden een marktconform salaris met een functie-omvang van 32 uur per week. Wij stellen je graag aan voor 1 jaar.

DE PROCEDURE

We zien jouw sollicitatiebrief inclusief curriculum vitae en motivatiebrief graag tegemoet. Je kunt solliciteren via deborah.teunissen@innofra.nl.

Voor nadere informatie over deze functie kun je contact opnemen met Deborah Teunissen, middels genoemd mailadres.

We beginnen de procedure met een gesprek waarin je de kans krijgt om ons te overtuigen dat je qua persoon én werkwijze past bij onze organisatie. Daarna volgt een tweede gesprek ter verdieping en kiezen we de beste kandidaat.

Wil je meer informatie?


Direct contact Meer nieuws