Functieprofiel Office-manager

InnoFra timmert voortvarend aan de weg met haar projecten waarin haar product- en dienstverleningsconcepten een belangrijke rol vertegenwoordigen. In het afgelopen jaar zijn daar best veel ontwikkelingen in geweest (zie onder andere onze website) Omdat wij hard groeien zoeken wij nu een assertieve office-manager, die ons gaat ondersteunen op administratief, praktisch en facilitair vlak.

WIE ZIJN WIJ InnoFra is een netwerkorganisatie bestaande uit partners en bedrijven met ruime ervaring binnen het inrichten en beheer van de (fysieke) leefomgeving, organisatie en innovatieve ontwikkelingen in onder meer ruimtelijke adaptatie. De kracht van de partners van InnoFra is niet alleen het delen van kennis en kunde. Ook betrokkenheid, gedrevenheid, effectiviteit, het leveren van kwaliteit en goede communicatie zijn onderdeel van hun werkwijze. Bij InnoFra werken betrokken adviseurs en vakspecialisten die zichzelf zien als partners. Dit garandeert een prettige en productieve intensieve samenwerking waarin flexibiliteit een belangrijk ingrediënt is binnen de organisatie.

Als ervaren office-manager ben jij hét aanspreekpunt op kantoor. Jij bent een spin in het web en de vraagbaak voor iedereen. Partners zijn niet altijd op kantoor, maar ze weten jou ook via de mail en telefoon prima te vinden. Jij vindt het een uitdaging om al deze informatiestromen te managen, weg te werken en uit te zetten. Ook actielijsten hou je bij en je bent hiervoor trekker en aanjager. Jij stemt jouw werkzaamheden af met de directeur en de PA/VA. Wij hebben een klein, maar gemotiveerd team.

JIJ DOET WAT WERKT Jij weet wat het is om een praktische office-manager te zijn. Die ervaring en kennis heb jij. Je vindt het super leuk om een kantoor te runnen. Dat doe je snel, goed, met humor en je weet op een leuke pittige manier zaken voor elkaar te krijgen. Onze kernwaarden sluiten naadloos aan op wat bij jou past en wat jouw ambities zijn. Dit weet jij omdat je natuurlijk al op onze website hebt gekeken. In deze diverse baan heb je een breed scala aan taken en verantwoordelijkheden. We noemen er een paar. • Aanspreekpunt op kantoor

  • Partners en de directeur kunnen bij jou hun vraag of actie kwijt. Jij pakt deze op of zet hem uit.
  • Gebouwbeheer en andere facilitaire diensten weten jou te vinden. Jij beantwoordt hun vragen en monitort ook hun acties • Ondersteunende facilitaire taken
  • Jij plaatst bestellingen
  • Je ontvangt bestellingen en zorgt voor een opgeruimd kantoor
  • Bezoek ontvang je met plezier en voorzie je van een heerlijk drankje
  • Lunches en diners bestel je graag
  • Documenten scannen, printen, opbergen en weggooien vind je leuk en doe je goed • Ondersteunende P&O taken
  • Voor nieuwe partners zorg je voor toegang, autorisaties ed. Hun komst verloopt soepel door jouw handelen
  • Ons team wordt door jou regelmatig bevraagd voor vakantieplanningen, tijdsregistratie en voor het plannen van afspraken • Ondersteunende ICT taken
  • Naast de autorisaties hou je ook de ICT actielijst bij. ICT heeft sowieso weinig geheimen voor je, dus lopende acties werk je snel weg

Dit takenpakket is natuurlijk ook verder vorm te geven. Wij gaan graag met de ideale kandidaat in gesprek. Waar zie jij kansen?

HOE GA JE DAT DOEN? Je werkt op ons mooie kantoor in Leiden voor ongeveer 24 uur per week (verdeeld over 4 dagen).

WIE ZOEKEN WIJ? • Je hebt een afgeronde relevante opleiding bv office-manager; • Je hebt enkele jaren ervaring als ondersteuner • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk • Je bent sociaal, collegiaal, toont initiatief en bent mensgericht • Je bent communicatief sterk in woord en geschrift • Je werkt secuur, planmatig en overzichtelijk • Je hebt ervaring met online softwarepakketten • Affiniteit met gemeentelijke instanties is tevens een grote pré • Je hebt humor, weet van wanten, bent assertief, toont initiatief en weet ons te verrassen

Ben je nu al enthousiast? Dan ben je bij ons aan het goede adres om na het lezen van deze vacature tekst direct met ons contact op te nemen en mogelijk aan de slag te gaan!

WAT BIEDEN WIJ Ons kantoorpand voelt als een tweede huis, ondanks de coronatijd, waarbij de sfeer in het team betrokken en gezellig is te noemen. We hebben als team geen 9 tot 5 mentaliteit en soms werken we ook in het weekend. Onze duidelijke visie en missie heeft de afgelopen jaren tot vele mooie en complexe opdrachten geleid. Daarbij is de bijbehorende bedrijfsvoering constant in beweging. Wij bieden een marktconform salaris met een functie-omvang van 24 uur per week. Wij stellen je graag aan voor 1 jaar.

DE PROCEDURE We zien jouw sollicitatiebrief inclusief curriculum vitae en motivatiebrief graag tegemoet. Je kunt solliciteren via deborah.teunissen@innofra.nl.

Voor nadere informatie over deze functie kun je contact opnemen met Deborah Teunissen, personal assistant, middels genoemd mailadres.

We beginnen de procedure met een gesprek waarin je de kans krijgt om ons te overtuigen dat je qua persoon én werkwijze past bij onze organisatie. Daarna volgt een tweede gesprek ter verdieping en kiezen we de beste kandidaat.

Wil je meer informatie?


Direct contact Meer nieuws